Saisir une fiche société à la main, c'est long et c'est une source d'erreurs : un SIRET inversé, une adresse approximative, un numéro de TVA oublié. Invoicer se connecte à l'annuaire officiel des entreprises (INSEE) pour récupérer ces informations à votre place, à partir d'un simple nom ou d'un numéro de SIRET.
Et quand votre fiche contient déjà des informations, vous gardez le contrôle : Invoicer vous montre un avant/après et vous choisissez, ligne par ligne, ce que vous voulez remplacer. Vos données saisies à la main ne sont jamais écrasées sans votre accord.
Où trouver la recherche
La recherche est disponible sur la fiche société, à la création comme à la modification, dans le bloc Informations générales, juste sous le type de destinataire.
Elle s'appelle Recherche INSEE (SIRET ou nom) et s'affiche pour les types Entreprise française et Administration ou collectivité française (les seuls référencés dans l'annuaire INSEE).
Étape 1 — Lancer la recherche
Cliquez dans le champ Recherche INSEE (SIRET ou nom), puis tapez :
le nom de l'entreprise (par exemple `biosalines`), ou
son numéro de SIRET (14 chiffres).
Saisissez au moins 3 caractères : Invoicer interroge l'annuaire INSEE et affiche les entreprises correspondantes au fur et à mesure de votre frappe.
Étape 2 — Choisir le bon résultat
Chaque résultat affiche le nom, le SIRET, la ville et le type de l'entreprise. Ces repères vous aident à distinguer plusieurs établissements qui se ressemblent (un siège et ses filiales, par exemple).
Cliquez sur la ligne qui correspond à votre client. La suite dépend de l'état de votre fiche :
Fiche vide (souvent à la création) : les informations sont reportées directement dans le formulaire. Rien d'autre à faire, passez à l'étape 4.
Fiche déjà remplie : une fenêtre s'ouvre pour vous laisser choisir ce qui doit être mis à jour. C'est l'étape 3.
Étape 3 — Choisir ce que vous remplacez
Quand votre fiche contient déjà des informations, Invoicer ouvre la fenêtre Mettre à jour avec les informations trouvées.
Pour chaque information, vous voyez :
la valeur actuelle de votre fiche (barrée),
la valeur trouvée dans l'annuaire (en dessous, en gras).
Toutes les cases sont cochées par défaut. Décochez simplement les informations que vous souhaitez conserver telles quelles. Seules les cases cochées remplaceront vos valeurs actuelles.
Quelques exemples concrets :
Vous aviez tapé l'adresse sous une forme libre (
4 cours Bailly des Ecotais) et l'annuaire propose la forme officielle (4 CRS DES ECOTAIS) : à vous de garder la vôtre ou d'adopter celle de l'INSEE.Le numéro de TVA était vide et l'annuaire le connaît : cochez-le pour le récupérer d'un coup.
Le SIRET que vous aviez n'était pas le bon établissement : la mise à jour le corrige.
Seules les informations qui diffèrent réellement apparaissent dans la fenêtre. Une information identique ou absente de l'annuaire n'est pas proposée.
Cliquez sur Mettre à jour pour appliquer vos choix, ou sur Annuler pour ne rien changer.
Étape 4 — Vérifier et enregistrer
Les informations choisies sont reportées dans la fiche. Vérifiez le résultat, complétez si besoin les champs qui ne viennent pas de l'annuaire (e-mail, téléphone, référence interne…), puis cliquez sur Enregistrer en haut à droite.
Bon à savoir
Quelles informations sont récupérées ?
La recherche remplit les champs publics de l'annuaire : type de destinataire, nom de la société, adresse, complément d'adresse, code postal, ville, pays, SIRET et numéro de TVA intracommunautaire.
Quelles informations ne sont jamais touchées ?
Tout ce qui vous est propre reste intact : e-mail, téléphone, nom court, référence interne, catégorie, étiquettes, contacts et réglages de relances. L'annuaire ne les connaît pas, la recherche n'y touche pas.
Vos données ne sont jamais effacées par erreur.
Si l'annuaire ne connaît pas une information que vous avez renseignée (un numéro de TVA, par exemple), elle n'apparaît pas dans la fenêtre et reste en place. La recherche ne remplace jamais une de vos valeurs par du vide.
« Les informations de la fiche sont déjà à jour ».
Si le résultat choisi correspond exactement à ce que contient déjà votre fiche, aucune fenêtre ne s'ouvre et ce message s'affiche : il n'y avait rien à mettre à jour.
Le type de destinataire peut être ajusté.
Si l'annuaire détecte une administration ou une collectivité, le type de destinataire est proposé à la mise à jour (avec un rappel à l'écran). Vérifiez ce champ avant d'enregistrer, car il conditionne les mentions obligatoires de vos factures.
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En résumé
Ouvrez ou créez une fiche société de type Entreprise française.
Tapez le nom ou le SIRET dans Recherche INSEE.
Choisissez la bonne entreprise dans la liste.
Sur une fiche déjà remplie, cochez/décochez ce que vous voulez remplacer, puis Mettre à jour.
Enregistrez la fiche.
Quelques secondes suffisent pour obtenir une fiche société propre, complète et conforme à l'annuaire officiel.